Reglement Rondumdekarke editie 2023
1. Op de door de organisatie van “Rondumdekarke” georganiseerde Rondumdekarke toertocht is het onderhavige regelement van toepassing. Door inschrijving aan genoemd evenement verklaart de inschrijver van de inhoud van dit reglement kennis te hebben genomen en met dit reglement akkoord te gaan.
2. De organisatie behoudt zich het recht voor om een inschrijving, zonder opgave van redenen, af te wijzen.
3. Het inschrijfgeld voor de zomereditie 2023 bedraagt € 750,00 per persoon op basis van een tweepersoonskamer (voor éénpersoonskamer geldt een toeslag van € 175,00 per persoon). Bij aanmelding dient € 500,00 van het inschrijfgeld per team direct te worden voldaan. Het resterende deel van het inschrijfgeld moet voor 01-07-2023 zijn voldaan.
Terugbetaling van het inschrijfgeld vindt plaats, indien een verzoek om deelname van een team door de organisatie is afgewezen en indien een team zich inschrijft op het moment dat het maximum aantal deelnemers is bereikt. Indien het inschrijfgeld niet tijdig is voldaan zal de organisatie het team uitsluiten van deelname, maar wordt dit niet beschouwd als afwijzing van deelname. Alsdan blijft het volledige inschrijfgeld verschuldigd en is er geen enkel recht op restitutie. Indien men zich na betaling van het inschrijfgeld en voor aanvang van de Rondumdekarke toertocht als team terugtrekt (om welke reden dan ook) vindt geen terugbetaling van het inschrijfgeld plaats. Een geaccepteerde inschrijving overdragen aan een ander team en/of andere personen is slecht toegestaan na goedkeuring van de organisatie. Bij een eventuele overname worden (afhankelijk van de gedane werkzaamheden) administratiekosten in rekening gebracht.
4. Indien de Rondumdekarke toertocht vanwege niet voorziene omstandigheden moet worden gestaakt of ingekort, of indien een team vanwege diskwalificatie of om andere redenen de tocht voortijdig moet afbreken, dan vindt geen terugbetaling van het inschrijfgeld plaats.
5. Ieder team bestaat uit 2 personen. De minimale leeftijd is 18 jaar en men moet in het bezit zijn van een geldig reisdocument, verzekeringsbewijs en rijbewijs. Elke deelnemer wordt geacht zichzelf alsmede het voertuig minimaal WA verzekerd te hebben en wordt geadviseerd een deugdelijke reisverzekering te hebben afgesloten.
6. De bedoeling is om de trajecten binnen de Rondumdekarke toertocht, per auto af te leggen, zonder daarbij de plaatselijk geldende verkeersregels te overtreden.
7. Ieder team volgt een zelf uit te stippelen route gebruikmakend van coördinaten/ aanwijzingen die men gedurende Rondumdekarke toertocht ontvangt van de organisatie. De coördinaten worden gegeven in decimale graden. Om voor het klassement mee te kunnen blijven doen, moet elk controlepunt van elke etappe worden bereikt. De punten die een team kan winnen of verliezen bij het uitvoeren van door de organisatie opgedragen klassementsproeven wordt bij de eindstand afgetrokken c.q. bijgeteld.
8. De kosten van hotelovernachting, ontbijt, diner en activiteiten zoals deze door de organisatie zijn gepland, zijn voor rekening van de organisatie. Alle overige persoonlijke kosten (tolwegen, veerboten, consumpties etc.) komen voor rekening van de deelnemers.
9. Alle voertuigen moeten standaard motorrijtuigen zijn en moeten voorkomen op de prijslijst van de fabrikant/importeur.
10. Wisseling van teamleden tijdens de Rondumdekarke toertocht is niet toegestaan.
11. Elk team heeft minimaal één goed werkende mobiele telefoon bij zich. Het nummer dient bij de organisatie bekend te zijn. Het toestel dient aan te staan zodat mededelingen vanuit de organisatie daarop kunnen worden doorgegeven.
12. Elk team is verplicht een ander team in nood te helpen en de organisatie onmiddellijk telefonisch over de situatie in te lichten en overleg te plegen.
13. Elke deelnemer gaat er mee akkoord dat interviews en beeldmateriaal die betrekking hebben op de deelnemers c.q. het deelnemende team, door de organisatie kunnen worden gebruikt voor mediadoeleinden.
14. Ieder team verplicht zich om op hun auto de door de organisatie verstrekte stickers duidelijk zichtbare op de aangegeven plaats aan te brengen.
15. Elke vorm van merchandising- publiciteit- werving- advertising- verwijzing naar, waarbij gebruik wordt gemaakt van foto’s / videobeelden en het logo en/of de naam Rondumdekarke, is zonder schriftelijke toestemming van de organisatie niet toegestaan.
16. De organisatie gebruikt de elektronische (e-mail) contactgegevens van deelnemers/sponsoren/partners voor het doorzenden van Rondumdekarke gerelateerde informatie. Door middel van (al dan niet) acceptatie van dit reglement is het volgens de Telecomwet niet noodzakelijk om hiervoor een specifieke opt-in toestemming te vragen. Tijdens het verkrijgen (acceptatie reglement Rondumdekarke) van deze gegevens is de mogelijkheid tot verzet/weigering geboden. De communicatie die wordt verzonden heeft ten allen tijde te maken met eigen producten/diensten.
17. Belangrijk aspect van de toertocht is verantwoorde omgang met milieu en natuur. Bejegen flora/fauna met gepast respect. Respecteer afgeschermde gebieden. Betreedt geen terrein achter hek of afbakening of privé terrein in het algemeen. Blijf op de wegen, zeker in natuurgebieden.
18. Op iedere overtreding van (een bepaling van) dit reglement kan diskwalificatie of punten aftrek voor het betrokken team volgen.
19. In alle gevallen waarin dit reglement niet voorziet beslist de organisatie.
20. Protesten tegen beslissingen van de organisatie, genomen op grond van dit reglement, dienen op straffe van niet-ontvankelijkheid schriftelijk bij de organisatie te worden ingediend binnen 1 uur na de finish van het team. Tegen de beslissing van de organisatie op het protest, is geen beroep mogelijk en een beroep op de burgerlijke rechter is uitgesloten.